Het Alkmaars Uitwisselings Comité (verder te noemen als AUC), gevestigd te Alkmaar, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.
CONTACTGEGEVENS:
https://alkmaarauc.nl
Secretariaat:
info@alkmaarauc.nl
PERSOONSGEGEVENS DIE WIJ VERWERKEN
Het AUC verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten, subsidie en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt.
HIERONDER VINDT U EEN OVERZICHT VAN DE PERSOONSGEGEVENS DIE WIJ VERWERKEN:
· Voor- en achternaam
· E-mailadres
· Gegevens over uw activiteiten op onze website (via Google Analytics)
· Gegevens over uw activiteiten op onze facebookpagina: https://www.facebook.com/alkmaarauc/
· Internetbrowser en apparaat type (via Google Analytics)
En indien door u opgegeven:
· Geslacht
· Adresgegevens
· Telefoonnummer
· Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt bijvoorbeeld in correspondentie en telefonisch
· Bankrekeningnummer (IBAN) en tenaamstelling ervan
· Door u of uw organisatie/vereniging aangeleverde verslagen van uitwisselingen met foto’s
MET WELK DOEL EN OP BASIS VAN WELKE GRONDSLAG WIJ PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN
Het AUC verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:
· Het verstrekken van subsidie
· De ambassadeursfunctie van het AUC voor het met elkaar in contact brengen van organisaties, verenigingen, instellingen, scholen, enz. van Alkmaar en de zustersteden
· U te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening of die van de zustersteden uit te kunnen voeren
· U te informeren over wijzigingen van onze diensten
· Om subsidie, goederen en diensten bij u af te leveren
· Het AUC verwerkt ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben voor onze subsidieaanvraag en subsidieverantwoording bij de gemeente Alkmaar en belastingaangifte
GEAUTOMATISEERDE BESLUITVORMING
Het AUC neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van het AUC) tussen zit. Het AUC gebruikt de volgende computerprogramma’s of -systemen:
MijnWebsite van provider YourHosting: Wij slaan de gegevens die wij via het contactformulier van u ontvangen op binnen MS Outlook. Uiteraard is onze website beveiligd met SSL (encryptie) en hebben alleen bevoegde medewerkers/vrijwilligers toegang tot onze website en mail.
Microsoft Office: Hiermee versturen wij email en delen we documenten.
Internetprovider(s) voor wat betreft de e-mail
HOE LANG WE PERSOONSGEGEVENS BEWAREN
Het AUC bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens:
Potentiele klanten (subsidie aanvragers) > maximaal 3 jaar; indien een potentiële klant binnen een jaar geen klant wordt verwijderen wij de gegevens.
Financiële gegevens klanten > 7 jaar; het is wettelijk verplicht om deze data 7 jaar op te slaan.
Overige relaties > tot maximaal 10 jaar na laatste contact; deze gegevens slaan we op om overige relaties om direct of indirect contact met hen op te nemen indien noodzakelijk.
DELEN VAN PERSOONSGEGEVENS MET DERDEN
Het AUC verkoopt uw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de subsidieverstrekking aan u, voor uw contacten met de zustersteden voor het doel uitwisselingen tot stand te brengen of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Het AUC blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.
AANSPRAKELIJKHEID
Het AUC besteedt grote zorg aan de juistheid en actualiteit van de informatie op deze website. Zij kan echter niet instaan voor de juistheid of volledigheid van de informatie, en kan daarom niet verantwoordelijk of aansprakelijk worden gehouden voor enige onvolledige of onjuiste informatie die op deze website verstrekt wordt: gebruik van enige informatie verkregen middels deze website gebeurt voor risico van de gebruiker. Indien zij opmerkzaam worden gemaakt op eventuele onjuistheden, zal zij trachten deze zo goed en snel als mogelijk te verbeteren. Bovendien kan het AUC geen enkele aansprakelijkheid aanvaarden voor schade ontstaan uit het bezoeken van deze site of voor enige schade ontstaan door kennisneming van de inhoud, door verleende diensten of de uitwisselingen. De website bevat verwijzingen (hyperlinks) naar externe sites, die buiten het domein van deze site liggen. Deze zijn opgenomen ter informatie van de gebruikers en te goeder trouw geselecteerd voor de doelgroepen van deze site. Het AUC is niet verantwoordelijk voor de inhoud of beschikbaarheid van deze externe sites of bronnen.
ANDERE WEBSITES
Onze website bevat links naar andere websites, dit kunnen onze zustersteden of andere websites zijn. Ons privacybeleid is alleen van toepassing op de AUC website. Dus wanneer u deze links naar andere websites gebruikt, dient u ook hun privacybeleid te raadplegen als u volledig op de hoogte wilt zijn van hun privacybeleid.
GEGEVENS INZIEN, AANPASSEN OF VERWIJDEREN
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door het AUC en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.
U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar info@alkmaarauc.nl
Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen zes weken, op uw verzoek.
HOE WIJ PERSOONSGEGEVENS BEVEILIGEN
Het AUC neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met via
info@alkmaarauc.nl